Modèle de prestation pour projet accéléré
Défi du client
Un fabricant et distributeur mondial du vaccin contre Ebola a dû agrandir ses installations existantes, passant d'une production annuelle de 20 millions de flacons remplis de liquide et 7,5 millions de flacons lyophilisés à 40 millions de flacons remplis de liquide et 8 millions de flacons lyophilisés. Ce projet a permis à notre client d'étendre le champ d'action de ses activités actuelles en internalisant les opérations de remplissage et de finition, qui étaient auparavant sous-traitées. Le calendrier très serré du projet a permis de concevoir la QO en 18 mois.
Notre approche et solution
La clé de la coordination d'un projet accéléré est le niveau « d'assistance à la conception » reçu de la part de partenaires commerciaux de qualité, impliqués à un stade précoce et disposant d'un bon niveau de compétences internes en matière de conception.
Selon l'approche traditionnelle, le client doit examiner et approuver la conception préliminaire avant de passer à la phase de conception détaillée. Ce n'est qu'après cette étape que les relations avec les partenaires commerciaux commenceront. Ce serait le modèle parfait s'il n'y avait pas de contraintes de temps sur un projet et si l'accent était mis sur le maintien du budget du projet. Des contrats à prix fixe pourraient être mis en œuvre car le risque de changement serait faible.
La procédure accélérée intègre une approche plus collaborative et autonome, avec des sous-traitants intégrés au projet après la conception préliminaire pour soutenir une approche d'assistance à la conception entre les contacteurs, les clients et les concepteurs. Chaque projet comporte des éléments de changement en raison de sa nature collaborative, mais les gestionnaires de projet doivent travailler ensemble pour passer de l'état de « bon à avoir » à celui de « nécessité ». Cette approche se prête à un contrat en temps et en matériel, mais elle exige une gestion rigoureuse pour maintenir le contrôle du budget et des niveaux de contingence convenus en cas de changements imprévus.
Grâce aux avantages de la suppression de la phase d'appel d'offres et de la sélection de l'équipe, les sous-traitants avec les concepteurs IPS assumant un rôle de révision et d'approbation ont pu mettre en œuvre la conception finale. L'équipe de conception d'IPS n'interviendrait que si les compétences ne sont pas disponibles chez le sous-traitant.
La phase de construction a commencé plus tôt car les sous-traitants ont été impliqués dans la phase d'assistance à la conception, ce qui a permis de réduire le nombre de questions techniques et de développer la conception selon une méthode de constructibilité privilégiée. La méthode d'assistance à la conception a permis d'éliminer les risques pour le programme de construction en identifiant les éléments d'équipement à long délai de livraison et en veillant à ce qu'ils soient achetés de manière à respecter le début de la phase de construction.
Les résultats
- Réalisation réussie du projet, de la conception à la qualification opérationnelle en 18 mois
- Approche d'assistance à la conception autonome
- Engagement précoce des sous-traitants dans le processus de conception et meilleures connaissances du projet
- Réduction des questions techniques sur le site
- Début plus rapide de la phase de construction et livraison du projet dans les meilleurs délais
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